POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE KOWORK

1. QUI SOMMES-NOUS

Le service Kowork.mq est exploité par JOLLY CHANDLER, société par actions simplifiée au capital de 100 €, dont le siège est situé 191 Avenue Leona Gabriel, Cité Dillon, 97200 Fort-de-France, immatriculée au R.C.S. de Fort-de-France sous le n° 953 169 729, représentée par son président. JOLLY CHANDLER est responsable des traitements décrits ici.

Pour toute question sur vos données : donnees@koworkfwi.fr, ou par courrier à l’adresse du siège. Pour contester un résultat ou vous retirer du parcours de lancement : contact@koworkfwi.fr.

2. CE QUE COUVRE CETTE PAGE

Cette page décrit les données traitées lorsque vous consultez le site koworkfwi.fr ou que vous nous écrivez, lorsque vous visitez les pages de Kowork sur Instagram et Facebook, et lorsque vous participez au parcours de lancement en personne de Kowork.

L’application Kowork.mq n’est pas encore ouverte. Cette page sera complétée avant son ouverture. La date de la dernière mise à jour figure en tête.

3. LE SITE KOWORKFWI.FR

3.1 Consulter le site

Le site est hébergé par LWS — Ligne Web Services, 10 rue Penthièvre, 75008 Paris. Selon les documents de traitement de LWS consultés par Kowork, les données d’hébergement sont traitées en France. Lorsque vous consultez une page, le serveur de LWS reçoit votre adresse IP, l’adresse de la page demandée et des informations techniques que votre navigateur transmet de lui-même, ainsi que, le cas échéant, l’adresse de la page d’où vous venez. Il peut les enregistrer, avec la date et l’heure de votre visite, dans des journaux techniques. Pour Kowork, ces journaux servent seulement à faire fonctionner le site et à le protéger contre les attaques : nous n’en tirons aucune mesure d’audience.

Base : l’intérêt légitime de Kowork à proposer un site qui fonctionne et qui est protégé.

Ces journaux sont tenus par LWS, notre hébergeur. Nous attendons de LWS la confirmation écrite des données qu’il enregistre, de leur durée de conservation, des personnes qui peuvent y accéder, chez lui ou chez ses propres prestataires, et de la façon dont elles sont effacées. Cette section sera complétée dès sa réponse ; la date de mise à jour en tête de page le signalera.

3.2 Aucun cookie, aucune mesure d’audience

Ce site ne dépose aucun cookie et n’utilise aucun autre traceur : il ne lit ni n’enregistre aucune information sur votre appareil. Il ne mesure pas son audience.

3.3 Liens vers d’autres sites

Le site contient de simples liens vers les pages de Kowork sur Instagram (instagram.com/kowork.mq) et sur Facebook (facebook.com/kowork.mq), sans contenu ni script de ces réseaux. Aucune donnée n’est transmise à ces sites tant que vous ne cliquez pas sur un lien. Ensuite, leur politique de confidentialité s’applique, ainsi que la section 4 de cette page.

3.4 Nous écrire par e-mail

Si vous nous écrivez à contact@koworkfwi.fr ou à donnees@koworkfwi.fr, nous utilisons votre adresse e-mail, votre nom s’il figure dans votre message, et le contenu de votre message, pour vous répondre.

Base : l’intérêt légitime de Kowork à répondre aux messages qui lui sont adressés.

Durée : un an après notre dernier échange, puis suppression de notre messagerie. Une demande relative à vos droits suit la section 6. Un message lié à un litige est conservé jusqu’à la fin de celui-ci. Un e-mail qui concerne le parcours de lancement en personne suit les durées de la section 5.2.

Destinataires : notre messagerie est fournie par Google (Google Workspace). Google peut traiter ces messages hors de l’Union européenne ; la garantie qui encadre ces transferts pour le compte de Kowork est en cours de vérification, et cette section sera mise à jour dès qu’elle le sera. Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties à donnees@koworkfwi.fr.

N’envoyez aucun document d’identité ni aucune donnée sensible par e-mail : un tel document est supprimé dès sa réception.

4. LES PAGES DE KOWORK SUR INSTAGRAM ET FACEBOOK

Kowork dispose d’une page sur Facebook (facebook.com/kowork.mq) et d’un compte sur Instagram (instagram.com/kowork.mq). Ces réseaux sont exploités par Meta Platforms Ireland Limited, Serpentine Avenue, Block J, Dublin 4, Irlande, qui traite vos données pour son propre compte, selon sa politique de confidentialité.

Statistiques de la page Facebook : Meta fournit à Kowork des statistiques d’ensemble sur la fréquentation de sa page Facebook. Kowork ne reçoit que des chiffres d’ensemble, sans nom ni identifiant. Pour ces statistiques, Kowork et Meta sont responsables conjoints ; Meta en assume la responsabilité principale, selon l’accord qu’elle propose aux administrateurs de pages : https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum. Vous pouvez exercer vos droits auprès de Meta, ou auprès de Kowork, qui transmet votre demande.

Compte Instagram : Meta traite les données liées au compte Instagram de Kowork, et à votre utilisation d’Instagram, selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité. Kowork n’utilise pas les statistiques que Meta propose pour ce compte.

Messages privés : si vous écrivez à Kowork sur Instagram ou sur Facebook (Messenger), Meta traite aussi ce message pour son propre compte. Kowork vous répond ; si votre demande appelle un suivi, nous vous proposons de le poursuivre par e-mail ou par téléphone. La conversation est supprimée dès que votre demande est traitée, sauf si un suivi en cours ou une obligation légale impose de la garder ; elle est alors supprimée dès que ce suivi ou cette obligation prend fin. Si votre message concerne le parcours de lancement en personne, nous vous répondons brièvement en vous indiquant notre téléphone et notre adresse e-mail : aucun rendez-vous n’est fixé et aucun document n’est demandé par ce canal. La conversation est supprimée dès notre réponse envoyée.

Base : l’intérêt légitime de Kowork à faire connaître son service et à répondre aux messages qui lui sont adressés.

5. LE PARCOURS DE LANCEMENT EN PERSONNE

Avant l’ouverture de l’application, Kowork reçoit en rendez-vous les professionnels qui le demandent, pour vérifier leurs documents et leurs connaissances sur papier. La participation est libre et sans contrepartie.

5.1 Prévenir les personnes préinscrites de l’ouverture

Si vous vous êtes préinscrit(e) sur koworkfwi.fr, vous avez accepté d’être prévenu(e) de l’ouverture de Kowork. Vous recevez un message, qui annonce l’ouverture de la phase de lancement et vous indique que l’application n’est pas encore disponible.

Données : celles de votre préinscription.

Base : votre consentement, donné lors de la préinscription.

Durée : vous avez 30 jours pour nous dire si vous souhaitez être prévenu(e) de l’ouverture de l’application. Sans réponse, vos données de préinscription sont supprimées le lendemain. Si vous le souhaitez, elles sont gardées pour un seul message, à l’ouverture de l’application, puis supprimées, et au plus tard douze mois après votre réponse.

Destinataires : Formspree, qui a reçu le formulaire de préinscription, et Google, dont le tableur conserve la liste, jusqu’à la suppression.

5.2 Organiser votre rendez-vous

Vos coordonnées nous viennent de votre demande, en réponse à notre annonce : par téléphone, par SMS ou par e-mail à contact@koworkfwi.fr. Nous vous répondons et fixons le rendez-vous par les mêmes moyens.

Données : nom, prénom, téléphone, adresse e-mail le cas échéant, métier, date de votre demande et date du rendez-vous, et nos échanges.

Base : mesures prises à votre demande en vue de votre inscription.

Durée : jusqu’au rendez-vous, et 60 jours au plus s’il n’a pas lieu. Nos échanges sont supprimés dès qu’ils ne servent plus, et 60 jours au plus, sauf ceux qui portent une décision ou une contestation, gardés jusqu’à la fin de la contestation.

N’envoyez jamais de document par message : vos documents ne sont vérifiés qu’en original, lors du rendez-vous. Un document reçu par message est supprimé aussitôt.

5.3 Vérifier votre identité et votre droit d’exercer

Kowork vérifie l’original de votre pièce d’identité et, le cas échéant, de votre titre de séjour ou de votre justificatif de statut. Aucune copie, photo ni numérisation n’est faite, et le numéro du document n’est pas noté. Kowork contrôle aussi votre numéro SIRET sur l’annuaire public des entreprises ; le justificatif de statut n’est demandé que si ce contrôle ne suffit pas.

Kowork vérifie aussi, sur votre pièce d’identité, que vous avez au moins 18 ans : seul le résultat de ce contrôle est noté : votre date de naissance n’est recopiée nulle part.

Kowork conserve uniquement la trace de la vérification : type de contrôle, type de document, date, résultat, résultat du contrôle de l’âge, identité de la personne qui a vérifié et, si nécessaire, la date jusqu’à laquelle la vérification produit effet ; pour un titre de séjour, ses dates d’échéance et un code indiquant la règle appliquée. Ni la nationalité, ni le pays ou le lieu de délivrance ne sont notés.

Base : l’intérêt légitime de Kowork à garantir aux établissements l’identité et le droit d’exercer des professionnels inscrits.

Vous pouvez vous opposer à cette vérification à tout moment, en écrivant à donnees@koworkfwi.fr. Le contrôle nécessaire à la validation de votre compte ne pouvant alors pas être réalisé, votre compte restera non validé.

Durée : si vous créez votre compte, la trace est reportée dans l’application, puis la trace papier est détruite. Sinon, elle est détruite à la date où la validation cesse de produire effet : douze mois après l’ouverture de l’application, et au plus tard vingt-quatre mois après le rendez-vous si l’application n’a pas ouvert.

5.4 Valider votre métier par un questionnaire sur papier

Sur Kowork, vous ne pouvez être proposé(e) aux établissements que pour les métiers validés. Un métier validé pendant le parcours est repris dans votre compte lorsque vous le créez, sans nouveau questionnaire. Si vous ne créez pas de compte dans les douze mois qui suivent l’ouverture de l’application, la validation cesse de produire effet.

Données : nom, prénom, métier, date et réponses ; la décision prise sur le résultat, son motif, sa date et la personne qui l’a prise ; le cas échéant, votre contestation et la réponse.

Base : la validation du métier est une condition du service Kowork ; ce traitement est nécessaire aux mesures prises à votre demande en vue de votre inscription.

Chaque feuille est corrigée par une personne : aucune décision n’est prise de façon automatisée. Si une question se révèle défectueuse, elle compte comme une bonne réponse pour tous ; le seuil de 8 bonnes réponses sur 10 ne change pas. En dessous de 8 bonnes réponses sur 10, le résultat est d’abord provisoire et n’entraîne par lui-même aucun délai. L’équipe Kowork l’examine en principe dans les 7 jours, puis décide de le maintenir, de le corriger ou de vous permettre de recommencer ; sa décision, motivée, vous est communiquée par écrit, avec la date limite pour la contester. Aucune attente ne vous est imposée pendant cet examen. Sans décision dans les 7 jours, aucun délai ne s’applique à cette tentative. Si le résultat est maintenu, vous pourrez repasser le questionnaire 30 jours après (90 jours pour les métiers Chef(fe), Manager(euse) et Directeur(rice)).

Vous pouvez contester la décision dans les 30 jours qui suivent sa notification, par e-mail à contact@koworkfwi.fr ou par courrier à l’adresse du siège. Vous pouvez présenter vos observations et consulter votre feuille corrigée ; vous recevez une réponse écrite. Si vous maintenez votre contestation, elle peut être réexaminée par une personne extérieure à Kowork, tenue à la confidentialité. Cette personne n’est pas encore désignée : son nom sera indiqué dans cette politique avant qu’elle ne reçoive une contestation, et aucune donnée du parcours ne lui est communiquée d’ici là.

Durées : la feuille de réponses est détruite au plus tard 30 jours après la notification de la décision sur votre résultat (le jour du rendez-vous si votre métier y est validé), ou à la fin d’une contestation engagée dans ce délai ; la décision et son motif sont conservés un an au plus.

5.5 Prouver votre participation volontaire

Données : l’accord de participation signé.

Base : l’intérêt légitime de Kowork à pouvoir prouver le caractère volontaire de la participation.

Durée : cinq ans au plus après la fin de la participation ; l’accord est rangé à part, sous accès restreint.

Vous pouvez vous retirer à tout moment, de vive voix ou en écrivant à contact@koworkfwi.fr. Un retrait n’annule pas la validation de votre métier si elle a déjà été prononcée.

5.6 Recueillir votre avis ou votre témoignage, si vous l’acceptez

Seulement si vous l’acceptez dans un document facultatif, remis à part. Base : votre consentement, donné séparément pour chaque usage. Le refuser ou le retirer n’a aucune conséquence sur votre participation, la validation de votre métier ou votre accès à Kowork. Vous pouvez le retirer à tout moment, en écrivant à donnees@koworkfwi.fr.

Durées : votre avis est supprimé au plus tard un an après avoir été donné. Votre témoignage reste en ligne deux ans au plus après sa publication, et il est retiré plus tôt si vous le demandez. Le document signé est conservé à part tant qu’un de vos accords est en cours, puis détruit.

5.7 Vous inviter à créer votre compte à l’ouverture de l’application

Données : nom, prénom, téléphone ou adresse e-mail.

Base : mesures prises à votre demande en vue de votre inscription.

Durée : un seul message, à l’ouverture de l’application, puis suppression ; douze mois au plus.

5.8 Qui a accès à ces données

Seule la personne habilitée de JOLLY CHANDLER a accès aux données du parcours et, pour le réexamen d’une contestation que vous demandez, une personne extérieure à Kowork, tenue à la confidentialité. Cette personne n’est pas encore désignée : son nom sera indiqué dans cette politique avant qu’elle ne reçoive une contestation, et aucune donnée du parcours ne lui est communiquée d’ici là. Ni vos documents, ni vos réponses, ni votre résultat ne sont communiqués aux établissements.

Nos e-mails passent par la messagerie Google Workspace, qui agit pour le compte de Kowork. Google peut traiter ces messages hors de l’Union européenne ; la garantie qui encadre ces transferts pour le compte de Kowork est en cours de vérification, et cette section sera mise à jour dès qu’elle le sera. Vous pouvez nous en demander une copie à donnees@koworkfwi.fr. Les SMS et les appels passent par l’opérateur téléphonique de Kowork.

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni utilisées à des fins publicitaires.

5.9 Comment ces données sont protégées

Les documents du rendez-vous sont sur papier, rangés dans un meuble fermé à clé, accessible à la seule personne habilitée. L’accord de participation est rangé à part. Aucune copie, photo ou numérisation n’est faite. Les papiers arrivés à échéance sont détruits au broyeur, et chaque destruction est enregistrée.

Rien n’est saisi dans l’application Kowork avant la validation de son fonctionnement. Ensuite, si vous créez votre compte, la trace de la vérification et votre métier validé y seront reportés, et la trace papier sera détruite. Cette page sera alors complétée pour décrire l’application.

6. VOS DEMANDES RELATIVES À VOS DROITS

Lorsque vous exercez l’un de vos droits (section 7), par e-mail ou par courrier, nous conservons votre demande et notre réponse, pour pouvoir prouver la réponse apportée et traiter une éventuelle réclamation.

Données : votre identité et vos coordonnées, l’objet de votre demande, notre réponse et leurs dates.

Base : le respect de nos obligations légales en matière de protection des données.

Accès : réservé à la seule personne habilitée de JOLLY CHANDLER.

Durée : cinq ans au plus après notre réponse. Les pièces jointes à votre demande, par exemple une pièce d’identité, sont supprimées dès que la demande est traitée, sauf litige. Une simple question, qui n’est pas une demande relative à vos droits, est conservée selon la durée prévue pour le moyen par lequel elle nous parvient (sections 3.4 et 5.2).

7. VOS DROITS

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime de Kowork, et retirer à tout moment un consentement donné. Vous pouvez aussi vous opposer à la vérification de vos documents dans le parcours de lancement (section 5.3).

Pour exercer ces droits, écrivez à donnees@koworkfwi.fr ou à l’adresse du siège. Kowork vous répond dans un délai d’un mois, qui peut être prolongé de deux mois si votre demande est complexe ; vous en êtes alors informé.

Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), www.cnil.fr.

8. MODIFICATIONS

Cette page est mise à jour à chaque changement des traitements, et lorsqu’un prestataire nous confirme une information qu’elle signale comme attendue. La date de la dernière mise à jour figure en tête.